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“Könntest Du vielleicht mal was darüber schreiben, wie Du das so mit den Steuern und Krankenversicherung / Altersvorsorge etc. machst? Dein Einkommen hört sich ja super an, aber wie viel geht dann da noch weg bzw. bleibt Dir am Ende übrig? Oder muss man auf Online-Einkommen keine Steuern zahlen?”
-Steffi, per Kommentar

Diese Anfrage erreichte mich vor einer Weile und erinnerte mich daran, dass ich schon länger einmal angekündigt hatte, über die Kosten eines Online Business’ zu schreiben.

Also hole ich das heute nach!

Ich spreche hier über mein eigenes Business, ich bin Freiberuflerin und habe ein Gewerbe, keine eingetragene Firma im Handelsregister.

Ich ermittle meinen Gewinn bzw. Verlust mit der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung). In eine ganz normale Excel-Tabelle trage ich auf der einen Seite alle Einnahmen, auf der anderen Seite alle Ausgaben ein. Die Differenz trage ich in meine Steuererklärung ein. Das mache ich einmal für meine freiberufliche Tätigkeit und einmal für mein Gewerbe.

 

Steuern

Zuallererst mal: oh man, es wär echt genial, wenn man auf Online-Einkommen keine Steuern zahlen müsste! Aber so einfach ist es natürlich nicht.

Jedes Mitglied im VA-Camp hat das schon dutzendmal von mir gehört 😉 Aber ich bin keine Steuerberaterin, ich kann und werde keine Tipps zu Steuern geben und empfehle jedem (!) Menschen mit Online Business einen guten Steuerberater.

Online-Einkommen ist ganz normales Einkommen und damit nicht steuerfrei. Für Alleinstehende gilt ein Freibetrag von 8820 Euro, auf diesen Betrag zahlst Du keine Einkommenssteuer. Ab dem 8821. Euro wird anhand Deiner Steuerklasse Deine Einkommenssteuer berechnet.

Natürlich kannst Du sämtliche Kosten rund um Dein Online Business als Betriebsausgaben ansetzen.

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Für das Jahr 2016 hatte ich relativ hohe Ausgaben und habe dementsprechend keine Steuern gezahlt. Im Gegenteil: ich bekam knapp 760€ zurückerstattet, die ich während meines Angestelltenverhältnisses gezahlt hatte.

 

Krankenversicherung

Für Selbstständige gibt es mehrere Möglichkeiten; zum einen kannst Du Dich freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichern, Dich privat versichern und dann gibt es noch die Möglichkeit, Dich bei der KSK zu versichern, der Künstlersozialkasse. Hier greifen allerdings besondere Voraussetzungen, die Du erfüllen musst. So muss ein Hauptteil Deines Einkommens aus künstlerischer/ freiberuflicher Tätigkeit stammen. (Aber auch hier: bitte direkt bei der KSK informieren!)

Ich bin freiwillig gesetzlich versichert bei der TK. Dort war ich schon als Angestellte und sehr zufrieden mit den Leistungen. Mein Beitrag am Anfang war mit knapp 400€ monatlich relativ hoch. Ich habe dann einen Antrag auf Beitragsreduktion gestellt und das wurde auch genehmigt.

Inzwischen zahle ich 275€ monatlich, was immer noch eine stattliche Summe ist. Ich habe mich für einen Tarif mit Krankengeld entschieden (die Differenz lag bei ca. 10-20€ pro Monat) und bin jetzt auch sehr froh, denn das bedeutet, dass ich 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt meines Sohnes Mutterschaftsgeld bekomme.

Nach der Geburt werde ich außerdem 1 Jahr Elternzeit nehmen und bin dann gemeinsam mit dem Kind über meinen Mann familienversichert.

Altersvorsorge

Ich habe die Altersvorsorge das erste Jahr meiner Vollzeit-Selbstständigkeit vernachlässigt. Seit einiger Zeit habe ich eine private Rentenversicherung, in die ich ca. 20€ pro Monat einzahle. Diese Beiträge kann ich mit steigendem Einkommen erhöhen.

Manche Berufszweige sind verpflichtet, in die Rentenversicherung einzuzahlen. Da am besten mal bei der Deutschen Rentenversicherung nachfragen!

 

Rücklagen

Für einen potentiellen Austausch meines Laptops, der in 1-2 Jahren fällig sein wird, bilde ich jeden Monat eine Rücklage in Höhe von 1/36 des Kaufpreises. Das sind 55€ pro Monat.

Je nach Höhe Deines Einkommens kann es sich empfehlen, weitere Rücklagen für Steuernachzahlungen oder Nachforderungen Deiner Krankenkasse zu bilden (wenn Dein berechneter Beitrag zu gering war).

 

Weiterbildung

Hier habe ich kein fixes Budget, aber ich halte diesen Punkt für die wichtigste Businessausgabe überhaupt. Ich investiere regelmäßig in neue Bücher oder Kurse, die mir nützlich sind und die ich auch wirklich nutzen werde!

Nichts ist schlimmer, als Dir einen Haufen an Weiterbildungsmaterial zu besorgen, der Dir dann im Nacken sitzt und den Du nie wieder anfasst.

Im Jahr 2016 hatte ich mit ca. 250€ pro Monat vergleichsweise hohe Kosten, das lag an der Yogalehrerausbildung, deren Learnings ich für mein Business nutze.

2017 werden sie sich voraussichtlich auf etwa 100€ pro Monat belaufen.

 

Virtuelle Assistenz

Seit einer ganzen Weile habe ich selbst eine VA, mit der ich zusammenarbeite. Primär habe ich einen Teil des Communitymanagements und meine Social Media Planung ausgelagert (beste Businessinvestition ever!). Der Aufwand hierfür hängt ein bisschen vom Arbeitsaufkommen ab, beläuft sich aber meistens auf etwa 100€ pro Monat.

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Abonnements und Tools

Sonstige Kosten für mein Business beinhalten:

Mailchimp

Ich nutze Mailchimp für meine Newsletter und Automations (sprich: Leser meldet sich an und erhält automatisch eine E-Mail-Reihe wie z.B. “5 Tage für mehr Fülle in Deinem Leben”).

Die Kosten für Mailchimp sind gestaffelt nach Anzahl der Subscriber, bei uns belaufen sie sich derzeit auf $25 pro Monat.

 

Canva

Ohne Canva geht für mich gar nichts. Ich erstelle und bearbeite alle meine Grafiken hier und habe dementsprechend auch ein Abonnement. Monatlich kostet dieses Abo $10.

 

PayPal

Bei PayPal werden die Gebühren direkt abgezogen, es gibt also keine monatliche Nutzungsgebühr. Pro Transaktion wird ein Festbetrag und ein prozentualer Anteil des Verkaufspreises fällig.

Bei einem Betrag von 5,99€ fallen 0,46€ Gebühren an, also bleiben 5,53€ übrig.

 

Tailwind

Nach einem totalen Reinfall mit BoardBooster, das ich früher an dieser Stelle empfohlen habe – genau so lange, bis es mich selbst tierisch nervte, nutze ich nun seit einiger Zeit Tailwind, um mein Pinterest etwas mehr zu automatisieren. Ich LIEBE Tailwind! Meine Zahlen gehen – je nach Pinterestalgorithmus durch die Decke, sind aber konstant im guten fünfstelligen Bereich unterwegs. Ich habe mir nach dem Anschauen des Anleitungsvideos sofort für eine Premiummitgliedschaft entschieden, die kostet um die 100€ pro Jahr.

 

Stockfotos

Hin und wieder kaufe ich Stockfotos für meine Artikel. Derzeit nutze ich Depositphotos, ab und zu auch wieder Bigstock. Beide haben ein ähnliches Angebot und ich kann sie wirklich empfehlen.

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Grob überschlagen zahle ich etwa 5 Euro pro Monat für Stockfotos, denn meistens verwende ich kostenfreie Ressourcen.

Du siehst also, ich bin eine ziemlich sparsame Unternehmerin. Ich habe außerdem den Vorteil, dass wir extrem sparsam leben, also auch geringe monatliche Lebenshaltungskosten haben und mein Mann während meines ersten Aufbaujahres einen Großteil dieser Kosten übernommen hat.

Hätte ich das nicht, hätte ich entweder meine Ersparnisse angekratzt oder noch mehr Kundenprojekte angenommen. So haben wir jetzt den Fokus darauf gelegt, passives Einkommen aufzubauen.

Hast Du noch Fragen zu meinen monatlichen Ausgaben? Immer her damit!

 

 

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Vor Kurzem stolperte ich über einen Kommentar von Marianne Williamson, die glühend die Wichtigkeit des Elternseins verteidigte. Sie schreibt, wie traurig und fehlgeleitet es ist, dass wir uns alle gegenseitig erzählen, es gäbe wichtigeres, als Mutter (oder Vater) zu sein.

Für mich ist das immer noch einer der größten Mindfucks unserer Generation, auch die Tatsache, dass viele Menschen denken, Kinder und einen erfüllenden Job zu haben schließe einander kategorisch aus.

Vielleicht kennst Du das auch von Dir selbst? Siehst Du andere Frauen schief an, weil sie “nur” Mutter sind? Möchtest Du zwar selbst Kinder, aber planst schon Deine Rückkehr in den Job und das “wirkliche” Leben?

Für mich war der Wunsch Mutter zu werden (und zwar mit ganzem Herzen) einer der Auslöser dafür, als Virtuelle Assistentin zu starten.

Und während ich so darüber nachdachte, dass ich ja tatsächlich schon einige Jahre bevor ich schwanger wurde, damit anfing, mein Leben auf ein potentielles und zukünftiges Kind auszurichten, fielen mir plötzlich noch unzählige weitere Gründe ein.

Gründe für einen Start als Virtuelle Assistentin und Gründe nicht nur für Schon-/Bald-/Vielleicht-Mamas, sondern für jeden von uns:

1. Nach Deinem eigenen Rhythmus leben und arbeiten

Selbst darüber zu bestimmen, wie Du Deine Zeit verbringst, ist für mich der absolute Ausdruck von Freiheit und einer der Hauptgründe, aus denen ich damals in die Virtuelle Assistenz gestartet bin.

Als Virtueller Assistent bist Du größtenteils orts- und zeitunabhängig. Für manche bedeutet das, von überall auf der Welt zu arbeiten. Für mich? Von meinem gemütlichen Sessel in meinen eigenen vier Wänden aus.

Du kannst, ganz anders als im Angestelltenverhältnis, Rücksicht nehmen auf Pausen, auf Krankheiten (oder sogar die ersten Anzeichen davon), auf Deinen Zyklus und eben auch auf Deine Familie.

2. Deine eigene Chefin sein

Scherzhaft schrieb ich vor einiger Zeit auf Instagram, dass mir meine nette Chefin noch zwei Tage länger Urlaub gegeben habe. Daraufhin erhielt ich Spamkommentare, in denen ich gefragt wurde, ob ich nicht daran interessiert wäre, mein eigenes Ding zu machen.

Ich hab herzhaft gelacht! Es ist großartig, sein eigener Chef zu sein, auch wenn ich manchmal härter mit mir bin, als ich das jemals im Job erlebt habe. Dazu gehört aber auch, meinem Rhythmus entsprechend dafür zu sorgen, dass ich genügend Pausen mache, mich schone, wenn es nötig ist und mir die Aufgaben einräume, in denen ich am besten bin. Hach ja, ich hab echt ne gute Chefin!

3. Selbst entscheiden können mit wem und an was Du arbeitest

Dieser besondere Zug der Freiheit kann eine ziemliche Herausforderung sein. Denn anders als in einer Anstellung, bei der Dein Chef Dir die Kunden vorsetzt, mit denen Du zu arbeiten hast, entscheidest Du das als VA komplett selbst.

Wunderbar ist hier, dass Du Dir sowohl bei den Aufgaben als auch den Kunden die Rosinen herauspicken kannst (und solltest!). Dazu gehört es auch, wählerisch zu sein und einen Kunden, bei dem Dein Bauchgefühl nicht stimmt, auch mal abzulehnen.

In solchen Situationen nicht nach dem eigenen Bauchgefühl zu entscheiden, ist einer der 9 häufigsten Fehler, die Virtuelle Assistenten machen.

Neugierig auf die anderen 8?

4. Zusatz- oder Haupteinkommen generieren

Die ersten Euros, die ich als Virtuelle Assistentin verdient habe, gaben mir das Gefühl, reich zu sein. Ganz anders, als mein Gehalt das jemals geschafft hätte!

Sie fühlten sich unmittelbar mit meiner Leistung und meiner Person verbunden, sie fühlten sich wirklich verdient an. Für mich war die erste Überweisung einer Kundin eines der schönsten Geld-Erlebnisse meines Lebens.

Am zweitschönsten sind dann die Momente, in denen Du Deinen Preis erhöhst, weil der Wert, den Du Deiner Arbeit beimisst, steigt. Du bist Dir mehr wert und bist es Dir wert, dafür bezahlt zu werden.

Und klar, nicht zu verachten sind natürlich die Geldsummen, die Du in Dein Leben ziehst und mit denen Du arbeiten kannst!

5. Im Schlafanzug oder in Yogahose arbeiten

Der Effekt hier ist besonders toll, wenn Du bis dato in Bluse und Kostüm in die Firma gehen musstest. Einfach mal den ganzen Tag das zu tragen, wonach Dir ist. Keine kneifenden Hosen mehr, keine steifen Gewebe, nur noch pures Wohlfühlen.

Kann man nicht nachvollziehen, wenn man es noch nicht selbst ausprobiert hat – ehrlich!

6. Eigene Job- und Aufstiegsmöglichkeiten schaffen

Ganz gleich, ob Du in einem strukturschwachen Gebiet wohnst, Du als dreifache Mutter keine Möglichkeit siehst, in Deinen Job zurückzukehren oder auf einer Position festhängst, die Dich nicht erfüllt – als Virtuelle Assistentin schaffst Du Dir Deine eigenen Möglichkeiten.

Deine Kunden können am anderen Ende von Deutschland (oder der anderen Seite der Welt) sitzen, Du kannst Dich weiterbilden, dazulernen, höher bezahlte und spezifischere Dienstleistungen anbieten, Deine eigenen Preise machen. Und wieso? Weil Du eben nicht austauschbar bist, sondern als Virtueller Assistent auch immer ein bisschen was von Dir mitverkaufst.

Du und Deine Arbeit sind wertvoll, sei es Dir wert, dass das von der Welt gesehen wird!

7. In Deinem Leben und Business selbst die Regeln aufstellen

Gefühlt jeder hat die einzig wahre Antwort darauf, wie ein Leben und, noch viel schlimmer, wie ein Business zu funktionieren hat. Dabei gibt es nicht den einen wahren Entwurf und nicht die eine wahre Antwort.

Das für mich schönste an der Virtuellen Assistenz ist, dass ich hier meine eigenen Regeln aufstelle. “Man muss” am Anfang 60 Stunden arbeiten? Nope, wer sagt das? “Man muss” günstiger sein, als die Konkurrenz? Definitiv nicht (über Konkurrenz könnte ich Dir ohnehin ein Lied singen). Man muss, man kann nur, man kann nicht… Wer sagt das?

Übrigens: als Virtueller Assistent kannst Du jede mögliche Dienstleistung virtuell anbieten und nicht nur die “klassischen” Assistenzaufgaben. 50 Ideen findest Du hier!

Du willst noch mehr?

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In meinem ersten Artikel über die Virtuelle Assistenz habe ich schon kurz erwähnt, dass ich bei meinem Start genau eine Dienstleistung im Kopf hatte, die ich anbieten wollte: E-Mails beantworten.

Je länger ich als selbst als VA arbeite (und im Mai werden es unglaubliche 2 Jahre!), desto mehr geeignete Aufgaben fallen mir ein oder kreuzen meinen Weg.

Da “Welche Dienstleistungen kann ich als VA anbieten” die zweithäufigste Frage ist, die mir zur Virtuellen Assistenz gestellt wird, gibt es heute einen ausführlichen Artikel nur zu diesem Thema. Denn sie ist selten in einem Nebensatz beantwortet.

(Falls Du Dich fragst, die häufigste ist: “Wo finde ich Kunden?”)

 

Was genau tut eine Virtuelle Assistentin so?

Als Virtuelle Assistentin unterstützt Du Unternehmer bei verschiedenen Aufgaben, die von einfachen administrativen Aufgaben (z.B. Recherche, E-Mails vorsortieren) bis hin zu Expertenwissen (Videoschnitt, strategische Planung) reichen.

Als Faustregel für die Auswahl Deines Dienstleistungsangebots gilt: Jede Aufgabe, die jemand nicht selbst erledigen will oder kann und für die diese Person bereit ist, Dir Geld zu geben, damit Du sie erledigst, ist ein potenzieller Job für Dich.

Eine Entscheidung, die Du für Dich vor Erstellung Deines Angebots treffen solltest, ist die, ob Du Dich spezialisieren möchtest oder Du breitgefächerter arbeiten willst.

 

Spezialisierung oder breites Angebot – was ist besser?

Auch diese Frage lässt sich nicht ein einem Halbsatz und schon gar nicht pauschal beantworten! Denn beide Ausrichtungen haben ihre Vor- und Nachteile.

Wenn Du eine sehr besondere Fertigkeit vorzuweisen hast (vertieftes Marketingwissen für NGOs, strategisches Pinterestmanagement, Buchhaltung…) kann es sich für Dich lohnen, Dich zu spezialisieren.

Hier sind für Dich höhere Stundensätze drin, als für einen “Hansdampf in allen Gassen”. Auch kannst Du Dir rascher einen Namen machen, Dich etwa in Interviews oder im Rahmen eines eigenen Blogs als Expertin positionieren und gezielt(er) Werbung schalten (etwa über Google AdWords. Meine Lieblingsanleitung findest Du hier!)

Der größte Nachteil hier ist, dass Du Variation nur über unterschiedliche Kunden/ Projekte bekommst, da Du vermutlich immer wieder gleiche oder zumindest ähnliche Aufgaben erledigen wirst.

Bist Du breiter aufgestellt, variieren Deine Aufgaben meistens von Kunde zu Kunde und teilweise sogar innerhalb der Arbeit für einen einzigen Kunden. Das macht die Arbeit abwechslungsreich.

Ich biete inzwischen fast nur noch Texten und Social Media Betreuung an. Kunden, die eines der beiden Angebote in Anspruch nehmen, kommen regelmäßig auf mich zu und wollen unsere Zusammenarbeit in die eine oder andere Richtung ausweiten.

Eine klare Positionierung ist bei einem breiteren Angebot kaum machbar. Es kann Dir ebenfalls passieren, dass Du von Anfrage zu Anfrage entscheiden musst, ob Du diese Aufgabe jetzt anbietest, oder nicht.

Ich hatte bereits mehrere Anfragen, die ich abgelehnt habe, weil sie entweder nach der Testphase oder gleich von vorne herein nicht das richtige für mich waren. Umgekehrt kommst Du natürlich auch immer wieder mit neuen Herausforderungen in Berührung, kannst Dein “skill set” ausweiten und spannende Projekte betreuen.

Wenn Du noch auf der Suche nach den richtigen Dienstleistungen bist oder Dich generell fragst, ob die Virtuelle Assistenz für Dich in Frage kommt, findest Du hier 50 Services, die Du Deinen Kunden anbieten kannst!

 

Administrative Aufgaben

• Datenerfassung
• Buchhaltung
• Transkribieren (ein Buch zum Thema findest Du hier!)
• Datenpflege
• Anrufe tätigen/ beantworten
• Reports erstellen
• Übersetzungen

 

Bloggen, Social Media und Online-Marketing

In Deutschland gibt es Schätzungen zufolge ungefähr 200.000 deutsche Blogs. Viele dieser Blogger, Onlineunternehmer, aber auch “traditionelle” Unternehmen brauchen Unterstützung.

Die drei wichtigsten Bereiche sind hier:

1. ihre Onlineauftritte,
2. ihre Social Media Profile
3. die Erhöhung ihrer Reichweite

Diese Aufgaben fallen am häufigsten an bzw. werden am liebsten ausgelagert:

• Recherche
• Artikel korrigieren/ lektorieren
• Artikel in WordPress einpflegen, formatieren
• Artikelbilder erstellen
• Bilder für Soziale Netzwerke erstellen
• Gastartikel pitchen (hier unbedingt auf einen seriösen Auftraggeber achten, sonst wird Dein Ruf als VA indirekt mitgeschädigt)
• Keywordrecherche
• SEO-Optimierung
• Contenterstellung/ Texten
• Podcasts bearbeiten und in Plattformen einstellen
• Kommentare genehmigen/ beantworten
• Websiteanalyse
• Websitedesign
• Landing-/Salespages bauen
• Websitemanagement (Wartung, Aktualisierung, Datensicherung, Plugins)
• Webinare organisieren/ mitbetreuen
• Social Media Management (Facebook, Twitter, Pinterest…)
• Social Media Planung (Buffer, Hootsuite)
• Communitymanagement
• Bloggerbeziehungsmanagement (Kontaktieren, Anstoßen von Kooperationen)
• E-Mail Marketing
• Werbetexte erstellen

 

Offline Marketing

• Rundbriefe an Kunden erstellen und versenden
• Grafikdesign für Drucksachen
• Flyer, Broschüren, Postkarten, Plakate verteilen
• Eventmanagement/ Eventplanung

 

Verschiedene unterstützende Services

• Kundenservice online (per E-Mail, Chat oder in Sozialen Netzwerken)
• Kundenservice offline (eingehende, ausgehende Anrufe, Briefe)
• Präsentationen erstellen
• Dokumente oder Tabellen erstellen
• Termine vereinbaren
• Projektmanagement
• Nachverfolgung von Businesskontakten
• Akquise
• Betreuung eines Onlineshops
• Versand von bestellten Waren (digitale oder physische Produkte)
• Pressearbeit
• Dateien formatieren/ komprimieren
• Vorträge/ Speakerengagements organsieren
• Neue Teammitglieder finden, einlernen und betreuen
• Personal Shopper
• Terminvereinbarung
• Reiseplanung
• Onlineprofile erstellen und betreuen (Xing, LinkedIn…)

 

Deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt

Die Dienstleistungen auf dieser Liste sind erst der Anfang der Möglichkeiten, die Du als Virtueller Assistent hast.

Als VA ist es das wichtigste, dass Dir bewusst ist, wofür Dein Kunde zahlt.

Er mag vordergründig für das Auslagern von Aufgaben, die ihn langweilen (Artikel formatieren in WordPress) oder die eine lange Einarbeitungszeit (Podcastschnitt) verlangen, zahlen.

Worum es aber tatsächlich geht, ist Zeit.

Als VA machst Du Zeit für Deinen Kunden frei, die er dafür verwenden kann, um mehr Einkommen zu generieren. Ihr beide gewinnt. Mit diesem Argument bringst Du jede Dienstleistung an den Mann oder die Frau – versprochen!

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